Потребности предприятия. Цели создания системы.
Самая прибыльная отрасль экономики Республики Карелия, лесозаготовка и деревообработка, в недавнем прошлом находилась в состоянии кризиса. Наряду со многими другими предприятиями, на грани банкротства оказалось и ОАО "Медвежьегорский леспромхоз". В 1999 году на предприятие пришел новый владелец – канадский предприниматель Морис Грандин. Инвестиции способствовали подъему производства леспромхоза. Для дальнейшего успешного развития предприятия важным условием стало повышение качества бизнес-процессов путем автоматизации.
Для разработки автоматизированной системы, удовлетворяющей нуждам предприятия была выбрана компания "Неосистемы Северо-Запад". В августе 1999 года был подписан договор на внедрение автоматизированной системы бухгалтерского учета.
Автоматизированная система должна была оптимизировать работу на наиболее трудоемких для лесопромышленной отрасли участках бухгалтерского учета: ведение главной книги, учет материалов, а также расчет заработной платы.
При создании системы бухгалтерского учета решались следующие задачи: повышение прозрачности учета, оперативность ведения бухгалтерских операций, получение отчетов в необходимых разрезах аналитического учета. Автоматизированная подсистема расчета заработной платы основывалась на задаче повышения точности и оперативности расчетов, соответствия требованиям нормативно-законодательной базы.
Ход проекта
До начала работ, непосредственно связанных с разработкой и внедрением Автоматизированной Системы (АС), специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад» обследовали бизнес-процессы и существовавшую организационную структуру бухгалтерии ОАО "Медвежьегорский леспромхоз", а также текущий уровень автоматизации. Проведение такого обследования предоставило специалистам предприятия – Заказчика возможность увидеть целостную картину существовавших процессов управления предприятием. После подготовки проектной документации были начаты работы по разработке и реализации АС в бухгалтерии предприятия.
В ходе проекта ведение бухгалтерского учета было организовано в единой базе.Разработка подсистемы заработной платы позволила автоматизировать сложный и объемный расчет заработной платы, который раньше приходилось делать вручную. В связи с этим повысилась точность и оперативность расчетов, они были приведены в соответствие с законодательством. Повысились аналитические возможности учета.
Весной 2001 года созданная система была дополнена функцией учета операций по реализации готовой продукции.
Быстрому и качественному вводу системы в промышленную эксплуатацию способствовало то, что весь персонал бухгалтерии Заказчика прошел одновременное обучение у специалистов компании "Неосистемы Северо-Запад". Обучение происходило на базе Исполнителя, с использованием уже готовой АС.
Для реализации АС на предприятии специалистами Исполнителя была создана соответствующая инфраструктура. Сеть: коммутируемый Ethernet 10/100 Мбит/с; сервер: Compaq ProLiant 1600 [1 x PIII 500/128/Smart Array 431 Controller – RAID5], Microsoft Windows NT4 SP5; рабочие станции: C466 / 32 Mb, Microsoft Windows 98.
Качественное создание автоматизированной системы на производстве невозможно без активного участия коллектива Заказчика. По словам финансового директора ОАО "Медвежьегорский леспромхоз" Кирилина С.Ф.: "С коллективом разработчика АС у нас сложились конструктивные, плодотворные отношения. Работая с этой компанией мы знаем, что у нас есть гарантии качества исполнения работ. Наш коллектив благодарен специалистам "Неосистемы Северо-Запад"» за понимание проблем предприятия и их квалифицированное решение".
Результаты
В точном соответствии с договором, автоматизированная система учета финансово-расчетных операций и материалов была принята в промышленную эксплуатацию 19 ноября 1999 года. Таким образом, был автоматизирован учет всех операций по движению материалов и инвентаря: оприходование, перемещение между местами хранения, списание в производство, продажа и выбытие.
В марте 2001 года была сдана в промышленную эксплуатацию подсистема автоматизированного учета операций по реализации. Ее внедрение позволило формировать каталоги продукции, упростить подготовку и ведение договоров на поставку продукции, отслеживать отгрузку продукции заказчикам, вести расчет таможенных пошлин, расчет курсовых и суммовых разниц, учет рекламаций, формировать сопроводительные документы на отгруженную продукцию, вести учет поступившей оплаты, расчет НДС и налога с продаж и формировать книгу продаж.
При разработке подсистемы расчета заработной платы была учтена специфика предприятия – Заказчика: необходимость ведения и расчета заработной платы по нарядам (сдельно-премиальные и повременно-премиальные, простои, на выходные и праздничные дни, нерабочего времени, использование техники). Реализованы следующие механизмы распределения сдельного заработка: по кодам затрат, по группам персонала, по тарифо-часам, по КТУ часам, по КТУ, с учетом прогулов, снятие премии. Реализована возможность получения отчетности по кодам затрат: своды распределения заработной платы по категориям и группам персонала, механизмам, видам затрат на производство. Возможно получение дополнительной специфичной отчетности: о среднемесячной заработной плате по профессиям, в ПФ (специфика требований региональных представительств ПФР). Также разработаны и используются вспомогательные возможности: расширение алгоритма расчета доплат по коэффициентам (РК, СН, за выслугу лет) с учетом специфики расчета районов, приравненных к районам крайнего севера, расчет среднего от часов, групповая обработка нарядов, проверка расчетов. Подсистема расчета заработной платы была принята в промышленную эксплуатацию в июне 2000 года.
Продолжением процесса оптимизации управления предприятием стало принятие решения об автоматизации кадрового учета. К январю 2002 года в Автоматизированной Системе были реализованы функции ведения штатного расписания, ведения графика отпусков, ведения личных карточек сотрудников, формирования кадровых документов и отчетов. Созданная подсистема кадрового учета интегрирована с подсистемой расчета заработной платы.
В мае 2002 года специалисты компании "Неосистемы Северо-Запад" завершили очередной проект по развитию Автоматизированной Системе Управления Предприятием: были дополнительно реализованы функции учета основных средств, а также функции налогового учета. Регистры налогового учета автоматически заполняются в конце месяца на основе информации бухгалтерского учета, а также дополнительных специфических операций.
В марте 2003 года на Медвежьегорском ЛПХ завершен проект по созданию подсистемы ведения оперативного и бухгалтерского учета МПЗ. В рамках проекта были решены следующие задачи: оперативный учет наличия и движения МПЗ по местам хранения, складам предприятия, учет стоимости материалов (FIFO), учет отклонений в стоимости материалов, учет неотфактурованных поставок. В результате создания данной подсистемы руководители, службы снабжения предприятия имеют возможность получения оперативной, актуальной информации о МПЗ предприятия.
Перспективы:
На данный момент автоматизированная система в ОАО "Медвежьегорский леспромхоз" функционирует в режиме промышленной эксплуатации. На основе подписанного договора на сопровождение, в случае необходимости проводятся работы в ходе эксплуатации системы. В связи с покупкой нового лесопильного оборудования также планируется интеграция существующей системы с производством.
