Если у Вас есть вопросы, Вы можете заполнить форму обратной связи.
ООО ДОК «Калевала» - один из ведущих производителей ориентированно-стружечных плит (ОСП) в России и крупнейшее предприятие деревообрабатывающей отрасли в Республики Карелия. Благодаря современному, высокотехнологичному оборудованию комбинат производит плиту различных типов и форматов, в том числе шпунтованную. Предприятие применяет современные методы организации производственного процесса с соблюдением высоких отраслевых стандартов. Выпускаемая продукция проходит строгий контроль качества и соответствия требованиям безопасности и экологичности.
В мае 2019 года сотрудники компании ДОК «Калевала» обратились к компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» с целью создания системы внутреннего документооборота предприятия. В процессе экспресс-обследования были выявлены бизнес-цели, которые необходимо достичь, а именно:
1. Повысить эффективность управления основными бизнес-процессами предприятия за счет оперативного получения информации о выполнении поручений;
2. Минимизировать издержки на расходные материалы (перевести внутренние документы, не требующие наличие бумажного экземпляра в электронный вид);
3. Минимизировать время обработки документов участниками документооборота;
4. Обеспечить прозрачность документооборота (получение информации о статусе документа и точке маршрута);
5. Оптимизировать поиск нужного документа в архиве;
6. Обеспечить доступ к информации документооборота с учетом прав доступа.
На основании проведенного обследования специалистами «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» был сделан вывод о том, что программным продуктом, отвечающим требованиям ДОК «Калевала», является «1С:Документооборот 8. КОРП», поскольку функциональность данного программного продукта охватывает все востребованные для автоматизации процессы.
В результате выполненных работ удалось оптимизировать процессы создания, согласования различных документов, выдачи и контроля исполнения поручений, создания электронного архива и многое другое. Достигнуты цели проекта и получены следующие результаты:
- Время получения информации о статусе выполнения поручения и время информирования о выполнении поручения менее 1 минуты;
- Внутренние документы, не требующие наличия бумажного экземпляра, оформляются и согласовываются в электронном виде;
- Время информирования об изменении статуса документа – менее 1 минуты;
- Для большинства документов созданы шаблоны комплексных процессов, с заранее заданными маршрутами и сроками выполнения задач – процесс идет автоматически;
- Время получения информации о статусе документа и точке маршрута менее 30 секунд;
- Время поиска документа по заданным параметрам в электронном архиве документов –менее 1 минуты. Гибкий поиск по настраиваемым отборам, поиск по наименованию, полнотекстовый поиск данных;
- В системе обеспечен доступ к информации с учетом ограничений по правам, предоставленным Заказчиком.
Также по итогам реализации проекта удалось достичь следующих эффектов от внедрения автоматизированной системы:
- Повышение оперативности получения информации для анализа деятельности предприятия;
- Сокращение времени на согласование, утверждение документов и контроль исполнения поручений за счет создания единого информационного пространство для коллективной работы всех пользователей документооборота;
- Безопасное и систематизированное хранение документов и файлов в системе;
- Сокращение времени на поиск нужного документа;
- Сокращение времени на подготовку типовых документов за счет автоматического заполнения шаблонов файлов.
Хочется отметить, что за время проекта были согласованы и настроены более 50-ти шаблонов процессов и автоматизировано более 50-ти видов документов. Ключевыми процессами автоматизации электронного документооборота являлись следующие виды деятельности:
- Договорная деятельность;
- Претензионная работа;
- Административно-распорядительная деятельность;
- Кадровая деятельность;
- Обеспечение потребностей;
- Охранная деятельность;
- Производственная деятельность;
- Деятельность по охране труда и прочее.
Проект автоматизации внутреннего документооборота был реализован, и уже с 31 января 2020 года система находится в промышленной эксплуатации. В ходе проекта было автоматизировано 112 рабочих мест.
На данный момент система передана на сопровождение. ДОК «Калевала» и «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» планируют дальнейшее сотрудничество и активную работу.
