Автоматизация процессов управления бизнесом от лесного фонда до продажи готовой продукции

Эффективность электронного юридически значимого документооборота

На данный момент во многих организациях внутриорганизационный электронный документооборот уже автоматизирован. На рынке представлено множество систем электронного документооборота (СЭД) на различных платформах, которые своей функциональностью обеспечивают автоматизацию полного цикла работы с документами внутри организации, предоставляют широкие возможности для анализа введенной в систему информации. Возможность использования таких систем практически не зависит от вида деятельности предприятия, его структуры или численности персонала. Например, если рассматривать лесопромышленную отрасль, то в частности у нашей компании есть опыт внедрения СЭД как на крупном целлюлозно-бумажном комбинате (с численностью пользователей системы порядка 400 человек), так и на небольшом лесозаготовительном предприятии (с численностью пользователей системы до 20 человек). Выгода от внедрения СЭД – это в первую очередь повышение продуктивности работы сотрудников в части подготовки документов, а также экономия стоимости ресурсов и материалов за счет сокращения затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, содержание архивов документов.

Многие организации уже осознали преимущества, которые предоставляет СЭД во внутренней деятельности, пик внедрения данных систем прошел несколько лет назад. На данный момент наиболее актуальной задачей, которую ставят перед собой организации, является обмен юридически значимыми электронными документами с другими организациям.

Напомню, что юридически значимый документ – это документ, обладающий всеми необходимыми свойствами, позволяющими использовать его в качестве доказательства при рассмотрении спорных ситуаций в суде. Нормативно-правовая база, позволяющая считать электронный документ юридически значимым, в России существует относительно недавно (с 2011 года после выхода Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), а «локомотивом» использования у нас в стране юридически значимого электронного документооборота в основном выступают крупные предприятия и торговые гиганты (например, сейчас многие торговые сети активно предлагают электронный обмен налоговыми документами многим производственным предприятиям, которые для них выступают поставщиками такой продукции, как бумага СГИ, гофропродукция и пр.). Давайте разберемся, какие же причины могут толкать организации на использование электронного обмена документами и лоббирование своего интереса среди контрагентов.

Попробуем рассчитать экономическую эффективность от использования юридически значимого электронного документооборота. Расчет будем производить на примере документа Универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом документ позволяет, не нарушая законодательства, объединить информацию, отражаемую в первичных учетных документах и счетах-фактурах, исключив ее дублирование.

Ниже на рисунке представлена простая схема процесса обработки такого документа. Жизненный цикл документа начинается с менеджера, который готовит, а затем распечатывает документ на принтере, и далее идет с ним к секретарю. Секретарь подписывает документ у директора, запечатывает его в конверт и отдает его курьеру, который относит конверт на почту. Почта в свою очередь доставляет конверт контрагенту и обратно. Курьер забирает конверт с почты и отдает секретарю, который регистрирует полученный документ и передает его в бухгалтерию.

a3c6970b9f9a985b12c91228e4b44dcb.JPG


Ниже приведен примерный расчет стоимости работ над одним документом.

ef2e05f472ca5d6a940cf895ef19e550.JPG


Итого, стоимость жизненного цикла одного документа обходится примерно в 36 рублей.

Теперь рассмотрим ситуацию с электронным документом. В случае, если УПД используется в организации в качестве первичного учетного документа, передавать такой документ можно будет без участия оператора электронного документооборота. Если УПД применяется как документ, объединяющий функции счета-фактуры и первичного документа, то для придания юридической значимости электронный документ можно передавать только через специализированного оператора электронного документооборота в установленном ФНС формате. Стоимость передачи одного документа через оператора в среднем составляет порядка 10 рублей, при этом входящие документы не тарифицируются и не оплачиваются. Повторим расчет:
8c7185de00e6c9671ea76326fc08e2d6.JPG


Как видим, часть операций у нас просто-напросто исключается, а стоимость жизненного цикла документа получается примерно 13 рублей. Таким образом, имеем экономию в 23 рубля на одном документе. Разовые затраты при расчетах не учитываем, предполагая, что организация уже имеет на балансе функционирующую учетную информационную систему, допускающую возможность электронного обмена (например, на базе платформы «1С:Предприятие»), электронно-цифровую подпись, принтеры и другое необходимое оборудование. Экономия в 23 рубля позволит за год сэкономить организации 23 000 руб. в случае, если организация обладает документооборотом порядка 1 000 документов в год. Или 1 150 000 руб. в случае документооборота в 50 000 документов в год.

Расчеты усредненные, а процессы и инструменты обработки документов в разных организациях отличаются. Представленный выше вариант является скорее даже оптимистичным. Например, наша организация в случае отправки УПД почтой использует только заказные письма, стоимость которых во много раз превышает стоимость отправки обычного конверта.

Тем не менее, как мы видим, экономический эффект тем сильнее, чем больше организация и ее документооборот. При этом проект с привлечением сторонней компании для автоматизации электронного юридически значимого документооборота, как правило, не требуется. В случае, если на предприятии для ведения бухгалтерского учета используется учетная система на платформе «1С:Предприятие», то трудности чаще всего сводятся только к организационным вопросам, таким как закупка электронно-цифровой подписи, услуг оператора, подписание при необходимости соглашения с контрагентом. Уже сейчас наша компания обменивается документами со многими партнерами – предприятиями лесной промышленности. В основном это предприятия с высоким объемом документооборота, например, крупный лесопромышленной холдинг с объемом 70 000 документов в год, целлюлозно-бумажный комбинат с объемом 40 000 документов в год и другие.

Не смотря на это прямая экономия денежных средств – не единственная причина внедрять в организации электронный юридически значимый документооборот. Подобным образом можно просчитать вполне очевидное сокращение времени на передачу документов (с нескольких дней до нескольких минут), что положительно влияет на время реакции организации на запросы других контрагентов, а также позволяет снизить риски по несвоевременному получению необходимых документов, сдаче Книги покупок и Книги продаж. Также несомненными плюсами являются отсутствие необходимости ведения бумажных архивов, отказ от ручного ввода данных из полученных документов в учетную систему, быстрый поиск необходимых документов в электроном виде, снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, за счет автоматического формирования и отправки документов.

Сейчас бизнес начинает все более активно использовать юридически значимый электронный документооборот. Прогресс не стоит на месте, появившиеся на рынке технологии, а также принятые в стране законодательные акты, делают электронный юридически значимый документооборот реальностью для все большего числа организаций, преимущества использования такого обмена несомненны.
Отзывы клиентов
Холдинг «Череповецлес»

Руководством «Череповецлес» было принято решение усовершенствовать процессы подготовки и согласования договоров. Руководство холдинга выбрало компанию В процессе переговоров было решено осуществлять автоматизацию внутреннего документооборота холдинга на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

ОАО «Лесосибирский ЛДК №1»

В 2016 году ОАО «Лесосибирский ЛДК №1» вошло в состав группы компаний «Сегежа Групп». Ввиду необходимости включения ОАО «Лесосибирский ЛДК №1» в единое информационное пространство группы компаний, было принято решение автоматизировать оперативный учет по стандартам «Сегежа Групп» на базе «1С:Лесозавод 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8».

АО «Сегежский ЦБК»

Задача автоматизации складского учета на «Сегежском ЦБК» поднималась несколько раз за последние годы, и в 2016 году комбинат принял решение внедрить на своих складах готовой продукции современное считывающее оборудование.

Внедренные решения
Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировали бухгалтерский и налоговый учет на ОАО «Лесосибирский ЛДК №1»
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировали оперативный учет на ОАО «Лесосибирский ЛДК №1» по стандартам «Сегежа Групп».
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировала склад готовой продукции АО «Сегежский ЦБК» с применением терминалов сбора данных.
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировала склад полуфабрикатов ООО «Сегежская упаковка».
подробнее

Внедрение системы электронного документооборота в холдинге "Череповецлес" на базе системы "1С:Документооборот КОРП"
подробнее

«Неосистемы Северо-Запад ЛТД» помогли ООО «Карелия Палп» решить задачи бюджетирования с использованием «1С:Управление холдингом 8».
подробнее

«Неосистемы Северо-Запад ЛТД» успешно автоматизировал управление ремонтами ООО «Окуловская бумажная фабрика».
подробнее

"Неосистемы Северо-Запад ЛТД" успешно завершили проект внедрения "1С:Предприятие 8. Лесозавод" на ООО "Карелия Лес"
подробнее

Автоматизация оперативного учета на складе готовой продукции ООО "Мется Тиссью" с использованием системы штрихкодирования на базе "1С:Управление производственным предприятием 8"
подробнее

Завершение первого этапа проекта по созданию комплексной автоматизируемой системы на базе "1С:Управление производственным предприятием 8" в ООО "Тетра"
подробнее

Автоматизация склада готовой продукции одного из крупнейших в России целлюлозно-бумажного комбината "Сегежский ЦБК".
подробнее

Автоматизация двух европейских складов "ARKA MERCHANTS LIMITED" на предприятии ООО "ТД ИЛП"
подробнее