Автоматизация процессов управления бизнесом от лесного фонда до продажи готовой продукции

Автоматизация электронного документооборота

Сегодня мы поднимем еще одну тему, актуальную для многих лесопромышленных предприятий и в особенности групп компаний – электронный документооборот (ЭДО). По данным опроса, проводимого нашей компанией, к августу 2015 года почти 30 % ЦБК численностью более 300 человек в той или иной степени перешли на электронный документооборот. Так как именно ЦБК создают тенденции для остальных лесопромышленных предприятий, тренд внедрения системы ЭДО уже распространяется на ЛПК.


Но системы электронного документооборота (СЭД) - это не только веяние моды, эффект от внедрения можно ощутить уже с первых месяцев функционирования системы. На сегодняшний день существует множество инструментов для создания системы электронного документооборота, но одним из наиболее популярных продуктов все же остается "1С:Документооборот 8". О нем сегодня и поговорим более подробно.


Ключевыми преимуществами работы в "1С:Документооборот 8" являются:
  • Обеспечение единого информационного пространства для работы сотрудников с документами;
  • Возможность найти нужный документ в считанные минуты/секунды;
  • Сокращение времени на согласование документов;
  • Повышение оперативности реагирования на входящие запросы клиентов;
  • Инструмент для контроля выполнения задач "точно в срок";
  • Сокращение непроизводственных затрат рабочего времени подчиненных, так называемых коридорных коммуникаций, и, как следствие, рост производительности труда сотрудников и многое другое.


На сайте компании разработчика – фирмы "1С" - Вы можете узнать больше о возможностях программного продукта "1С:Документооборот 8" и ознакомиться с демонстрационной версией.


Проект внедрения ЭДО существенно выделяется среди проектов по созданию автоматизированных систем предприятия. Ключевым и самым трудоемким этапом является детальное обследование схемы документооборота на предприятии, требований к ЭДО и регламентов, а совсем не доработка системы, на этом этапе и возникают самые большие трудности. За счет гибких настроек, заложенных в продукт, пользователи легко могут использовать типовой функционал, так как продукт легко настраивается и адаптируется под нужды пользователей.


Автоматизация документооборота - это непростой и зачастую длительный процесс. Но действительно ли так сложно внедрить систему электронного документооборота?
Давайте рассмотрим возможные варианты:

Вариант первый. Внедрение силами партнера. Зачастую ИТ-отдел Компании загружен оперативными задачами и для выполнения проекта по внедрению привлекаются сторонние специалисты. Стоимость проекта по внедрению в таком случае будет зависеть от нескольких факторов, ключевыми из которых являются количество и сложность бизнес-процессов, которые будут переведены в электронный вид, количество автоматизированных рабочих мест и т.д.


Преимущества такого подхода:
  • Скорость: проект силами профессиональной команды, имеющей за плечами большой опыт успешных внедрений подобных проектов, проходит без отклонений от намеченного плана по срокам и бюджету проекта и, что важно, в достаточно сжатые сроки.
  • Качество и риски: перед профессионалами Вы можете ставить задачи любого уровня - как типовые, часто встречающиеся в практике задачи, так и уникальные, то есть своего рода эксперименты. Если у команды есть опыт, то она сразу предложит правильные решения поставленных Вами задач. Это существенно снизит риски недостижения конечных целей проекта и повысит его качество.
  • Границы проекта: как правило, достижение большой цели проекта требует повышенного контроля со стороны ответственного исполнителя, так как в противном случае это приводит к тому, что в ходе выполнения большого количества подзадач упрощается подход к выполнению проекта и в итоге из запланированного запускаются только критичные и самые необходимые участки. Использование же специальных технологий внедрения, привлечение квалифицированных руководителей проектов не позволит отклониться от конечных целей проекта, и ожидаемый результат от внедрения будет достигнут.


Пример:
Проект по внедрению СЭД на ОАО "Кондопога" выполнялся силами специалистов компании "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" с привлечением специалистов ИТ–отдела ОАО "Кондопога" . В рамках проекта на "электронную платформу" была переведена организация электронных совещаний директора, обработка приказов и согласование договоров, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, подготовка должностных инструкций и др., всего порядка 20 различных бизнес-процессов.
В ходе проекта удалось:
  1. Сократить время на согласование документов более чем в 2 раза;
  2. Сократить время на поиск нужного документа с нескольких дней до нескольких минут;
  3. Значительно сократить затраты на расходные материалы: бумагу, краску для принтера, обслуживание офисной техники и т.д.
На сегодняшний день в системе работает порядка 450 пользователей, и их количество постоянно растет.
Предприятие работает на типовой версии программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".


Вариант второй. Проект с частичным участием партнера.
Эта стратегия внедрения становится актуальной в том случае, если на предприятии ограниченный бюджет на внедрение и есть свой ИТ-отдел, который может взять на себя часть работ.
Не обязательно начинать проект по внедрению ЭДО с полной автоматизации всего предприятия, что потребует большого бюджета, начать можно с нескольких или даже с одного бизнес-процесса, и, продемонстрировав эффект руководству, получить дополнительный бюджет на расширение системы.

Преимущества такого подхода:
  • За счет вовлечения в проект по внедрению специалисты Компании приобретают достаточный опыт для того, чтобы в дальнейшем поддерживать и развивать систему собственными силами;
  • Контроль за результатами выполнения задач специалистов предприятия лежит на партнере-внедренце;
  • Небольшой бюджет на внедрение.
Ограничения такого подхода:
  • Наличие квалифицированных сотрудников ИТ-отдела, свободных от оперативной занятости хотя бы частично;
  • В рамки проекта обычно включается только несколько бизнес-процессов.

Пример:
Руководство ОАО "Сясьский ЦБК" пришло к выводу необходимости создания СЭД, но в условиях ограниченного бюджета было принято решение распределить работы в рамках проекта между ИТ-специалистами ЦБК и специалистами компании "Неосистемы Северо-Запад ЛТД". В ходе проекта было решено автоматизировать только ключевые бизнес-процессы, автоматизация которых принесла бы предприятию явный результат, выраженный в повышении эффективности сотрудников и экономической выгоде.
Так в ходе проекта на ОАО "Сясьский ЦБК" в электронный формат было переведено согласование договоров, заявок на расходование денежных средств и некоторых других внутренних документов.
Предприятие работает на типовой версии программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".


Как правило, крупные предприятия со сложной внутриорганизационной структурой выбирают одну из двух вышеописанных стратегий. Что же касается компаний, имеющих свой штат ИТ-специалистов и использующих более простые цепочки бизнес-процессов, то такие кампании чаще выбирают третий вариант – самостоятельное внедрение.


Вариант третий. Самостоятельное внедрение.
Если Ваша компания обладает штатом опытных ИТ-специалистов, и Вы не боитесь браться за выполнение новых проектов, то Вы можете внедрить систему электронного документооборота своими силами. Для этого Вам в помощь пригодится специализированная литература http://v8.1c.ru/doc8/method.htm, содержащая в себе информацию о подготовке и выполнении проекта по внедрению.
Программный продукт "1С:Документооборот 8" является достаточно простым решением. Если Вы решите внедрять систему самостоятельно, мы рекомендуем Вам начинать с более простых бизнес-процессов, и, с получением опыта, масштабировать систему и переходить к более сложным бизнес-процессам.


Явный недостаток такого подхода:
  • Появление неудовлетворенности у руководства от первой неудачной попытки станет препятствием в дальнейшем, при попытке создания системы электронного документооборота во второй раз работать над получением бюджета будет сложнее.

Пример:
ЗАО "Запкареллес" силами ИТ-отдела компании с небольшими консультациями специалистов компании "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" запустила типовой функционал программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ".
Подробнее ознакомиться с опытом выполнения проекта Вы можете в нашей статье "Контролировать работу предприятия даже в командировке руководителю ЗАО "Запкареллес" помогает "1С:Документооборот".

Как видно из приведенных нами примеров, все три стратегии активно практикуются компаниями. Выбор варианта остается за руководством компании.
А как внедряли документооборот Вы? И какие сложности и вопросы возникали/возникают у Вас в ходе проекта ЭДО, чего удалось достигнуть? Давайте обсудим вместе.
Отзывы клиентов
Холдинг «Череповецлес»

Руководством «Череповецлес» было принято решение усовершенствовать процессы подготовки и согласования договоров. Руководство холдинга выбрало компанию В процессе переговоров было решено осуществлять автоматизацию внутреннего документооборота холдинга на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

ОАО «Лесосибирский ЛДК №1»

В 2016 году ОАО «Лесосибирский ЛДК №1» вошло в состав группы компаний «Сегежа Групп». Ввиду необходимости включения ОАО «Лесосибирский ЛДК №1» в единое информационное пространство группы компаний, было принято решение автоматизировать оперативный учет по стандартам «Сегежа Групп» на базе «1С:Лесозавод 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8».

АО «Сегежский ЦБК»

Задача автоматизации складского учета на «Сегежском ЦБК» поднималась несколько раз за последние годы, и в 2016 году комбинат принял решение внедрить на своих складах готовой продукции современное считывающее оборудование.

Внедренные решения
«Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировали систему управления обеспечением основным сырьём ООО «Карелия Палп» на базе «1С:Управление производственным предприятием».
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировали бухгалтерский и налоговый учет на ОАО «Лесосибирский ЛДК №1»
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировали оперативный учет на ОАО «Лесосибирский ЛДК №1» по стандартам «Сегежа Групп».
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировала склад готовой продукции АО «Сегежский ЦБК» с применением терминалов сбора данных.
подробнее

Компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» автоматизировала склад полуфабрикатов ООО «Сегежская упаковка».
подробнее

Внедрение системы электронного документооборота в холдинге "Череповецлес" на базе системы "1С:Документооборот КОРП"
подробнее

«Неосистемы Северо-Запад ЛТД» помогли ООО «Карелия Палп» решить задачи бюджетирования с использованием «1С:Управление холдингом 8».
подробнее

«Неосистемы Северо-Запад ЛТД» успешно автоматизировал управление ремонтами ООО «Окуловская бумажная фабрика».
подробнее

"Неосистемы Северо-Запад ЛТД" успешно завершили проект внедрения "1С:Предприятие 8. Лесозавод" на ООО "Карелия Лес"
подробнее

Автоматизация оперативного учета на складе готовой продукции ООО "Мется Тиссью" с использованием системы штрихкодирования на базе "1С:Управление производственным предприятием 8"
подробнее

Завершение первого этапа проекта по созданию комплексной автоматизируемой системы на базе "1С:Управление производственным предприятием 8" в ООО "Тетра"
подробнее

Автоматизация склада готовой продукции одного из крупнейших в России целлюлозно-бумажного комбината "Сегежский ЦБК".
подробнее